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VPS für Unternehmen und Einzelunternehmer per Überweisung auf Rechnung: Vertrag, Belege, Mehrwertsteuer in Russland
Die Zahlung auf Rechnung brauchen Sie, wenn eine Organisation oder ein russischer Einzelunternehmer (IP) den Server mietet und die Ausgabe in der Buchhaltung verbucht werden muss. Technisch ist der VPS derselbe, bei der Wahl des Anbieters kommen aber Fragen hinzu, an die ein Privatkunde nicht denkt: auf wen der Vertrag lautet, welche Belege am Monatsende kommen, ob darin Mehrwertsteuer ausgewiesen ist und wie sie zur Buchhaltung gelangen. Die folgenden Hinweise beziehen sich auf russische Anbieter und die Regeln des russischen Rechnungswesens.
Vertrag: öffentliches Angebot oder unterschriebenes Exemplar
Die meisten russischen Anbieter arbeiten mit einem öffentlichen Angebot (Oferta): Der Vertrag gilt als geschlossen, sobald das Unternehmen die erste Rechnung bezahlt. Für die Buchhaltung reicht das in der Regel, wenn die Rechnung auf das Angebot verweist und die Firmendaten beider Seiten vollständig angegeben sind. Verlangt Ihre Sicherheits- oder Einkaufsabteilung ein unterschriebenes Exemplar, klären Sie das vorab: Manche Anbieter schicken auf Anfrage einen unterschriebenen Vertrag, andere arbeiten ausschließlich mit dem öffentlichen Angebot.
Ein Sonderfall sind öffentliche Beschaffungen nach den russischen Vergabegesetzen 44-FZ und 223-FZ. Dort sind ein Vertrag nach dem Muster des Auftraggebers, ein fester Preis für die Vertragslaufzeit und oft Zahlung im Nachhinein erforderlich. Nicht jeder Anbieter lässt sich auf solche Bedingungen ein, und das sollten Sie beim Vertrieb erfragen, bevor Sie einen Tarif wählen.
Abschlussbelege und EDO
Das Mindestpaket für die Verbuchung der Ausgaben in Russland besteht aus der Rechnung, dem Leistungsnachweis (Akt) und, wenn der Anbieter Mehrwertsteuer abführt, der Steuerrechnung (Schet-faktura). Viele schicken statt Akt und Schet-faktura ein einziges Universal-Übergabedokument (UPD). Prüfen Sie vor der Bestellung:
- Turnus. Die Belege werden meist einmal im Monat nach den tatsächlich erbrachten Leistungen erstellt. Auch bei Vorauszahlung für ein Jahr kommen die Akte monatlich.
- EDO. Ob der Anbieter den in Russland üblichen elektronischen Dokumentenaustausch nutzt und mit welchem Betreiber. Sind die Betreiber verschieden, ist ein Roaming zwischen ihnen nötig, das beide Seiten einrichten.
- Originale. Gibt es kein EDO, fragen Sie, ob Papierbelege per Post verschickt werden und wie lange das dauert.
- Saldenabgleich. Die Möglichkeit, ihn im Kundenbereich anzufordern, spart beim Quartalsabschluss Zeit.
Bei Cloud-Tarifen mit stundenweiser Abrechnung lädt das Unternehmen das Guthaben im Voraus auf, und der Akt wird über den Betrag ausgestellt, der im Monat tatsächlich abgebucht wurde. Der Betrag im Akt stimmt deshalb fast nie mit der Zahlung überein, und die Buchhaltung sollte das im Voraus wissen.
Mehrwertsteuer (NDS): was auf der Rechnung steht
Seit 2026 beträgt der allgemeine Satz der russischen Mehrwertsteuer (NDS) 22 %. Ein Anbieter im allgemeinen Steuersystem stellt die Rechnung mit NDS aus, und ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen kann sie anhand der Schet-faktura oder des UPD als Vorsteuer abziehen. Ein Anbieter im vereinfachten Steuersystem (USN) arbeitet entweder ohne NDS oder zum ermäßigten Satz von 5 oder 7 %, wenn seine Einnahmen über dem Schwellenwert liegen. Für einen Käufer im USN macht das kaum einen Unterschied, für einen NDS-Zahler ist es aber wichtig, dass die Steuer in der Schet-faktura oder im UPD gesondert ausgewiesen ist: Sonst gibt es keinen Vorsteuerabzug.
Prüfen Sie die Firmendaten im Profil vor der ersten Rechnung: vollständiger Name, Steuernummer INN, Registrierungscode KPP und juristische Adresse. Ein Fehler im KPP oder im Namen macht die Schet-faktura für den Vorsteuerabzug unbrauchbar, und eine Korrektur erfordert berichtigte oder Korrekturbelege vom Anbieter.
Achten Sie darauf, ob die Mehrwertsteuer im Preis auf der Website enthalten ist. In der Tabelle oben sind die Preise so angegeben, wie der Anbieter sie veröffentlicht, auf der Rechnung für ein Unternehmen kann die Steuer noch hinzukommen.
So verzögern Sie die Zahlung nicht
- Eine Überweisung auf Rechnung dauert zwischen einigen Stunden und ein bis zwei Bankarbeitstagen. Der Server wird nach Zahlungseingang aktiviert, bezahlen Sie ein eiliges Projekt daher rechtzeitig.
- Geben Sie im Verwendungszweck die Rechnungsnummer an. Ohne sie kann das Geld als „ungeklärter Zahlungseingang“ hängen bleiben, bis die Buchhaltung des Anbieters den Zahler findet.
- Zahlen muss die Organisation, die im Profil angegeben ist. Eine Zahlung von einer anderen Firma oder von der privaten Karte des Geschäftsführers schickt die Buchhaltung des Anbieters zurück oder kann sie nicht mit Belegen abschließen.
- Verlängerungen funktionieren genauso: Behalten Sie die Verlängerungsrechnungen im Blick, damit der Server nicht wegen einer Verzögerung bei der Bank gestoppt wird.
Wofür am häufigsten eine Rechnung gebraucht wird
Per Überweisung mieten Unternehmen Server meist für Buchhaltungssysteme, Websites und interne Dienste. Werden auf dem Server personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitern liegen, sehen Sie sich die Auswahl VPS nach dem russischen Datenschutzgesetz 152-FZ an – dort zählen der Standort in Russland und der Datenschutz auf Seiten des Rechenzentrums. Für Buchhaltungsdatenbanken eignen sich die Tarife aus der Auswahl VPS für 1C, und die vollständige Auswahl an Anbietern mit russischen Belegen finden Sie auf der Seite VPS in Russland. Auch ein ausländischer Anbieter kann eine Invoice ausstellen, russische Abschlussbelege gibt es dann aber nicht, und die Zahlung an ein ausländisches Unternehmen gilt in Russland als Import von Dienstleistungen mit eigenen Regeln zur Mehrwertsteuer und zur Devisenkontrolle; diese Frage klären Sie am besten vor der Bestellung mit der Buchhaltung.